Fungsi Rapat Yang Beragam Sudah Jelas Membawa Nilai Positif di Dalam Organisasi
5 Fungsi Rapat untuk Perusahaan dan Organisasi
Ada beberapa fungsi rapat yang bermanfaat untuk perusahaan dan organisasi, antara lain:
1. Menghadirkan Solusi Memecahkan Masalah
Fungsi rapat yang pertama adalah menghadirkan solusi memecahkan masalah. Di dalam sebuah organisasi pasti ada saja masalah yang muncul. Bahkan bisa hampir setiap hari. Masalah ini bisa memiliki skala kecil hingga besar. Bisa hanya di dalam sebuah divisi/bidang, tapi juga mampu mempengaruhi seluruh tubuh organisasi tersebut.
Dengan menjalankan rapat, maka bisa tercipta solusi memecahkan masalah. Tentunya seluruh pihak yang berhubungan dengan masalah tersebut harus berkumpul dan saling terbuka sambil merundingkan jalan keluar. Inilah yang membuat rapat menjadi sangat penting untuk dilakukan.
2. Menjadi Forum Demokrasi
Pelaksanaan rapat biasanya diisi oleh berbagai macam divisi/bidang. Mereka saling mengeluarkan pendapat, masukan, serta kritik. Rapat sudah menjadi forum demokrasi di dalam sebuah organisasi.
Dengan sistem rapat yang baik, maka setiap pihak bisa menyuarakan pendapat. Jadi tidak ada pihak yang merasa dilupakan atau suaranya tak didengar. Suasana demokrasi yang sangat kental dengan sistem komunikasi dua arah adalah inti dari rapat.
3. Sarana Menyampaikan Informasi
Ingin menyampaikan informasi terbaru terkait organisasi atau kinerja tim? Rapat adalah tempat yang paling tepat. Biasanya pemimpin rapat memberikan waktu kepada para peserta untuk memberikan informasi yang ingin disampaikan. Dengan terciptanya ruang komunikasi ini, semua pihak bisa memberikan informasi terbaru dengan mudah dan didengar oleh setiap orang dalam rapat.
4. Medium Koordinasi
Di dalam sebuah organisasi sangat penting untuk memiliki koordinasi yang berjalan mulus. Komunikasi menjadi nilai penting yang harus dijalankan setiap waktu. Jika komunikasi tidak terjalin dengan baik, hanya perlu menunggu hingga masalah baru muncul dan membuat kinerja menjadi tidak optimal.
Inilah yang membuat fungsi rapat menjadi medium koordinasi antar divisi. Semua urusan pekerjaan bisa dibahas dalam rapat dengan berbagai masukan dan ide baru. Informasi yang disampaikan di dalam rapat pasti didengar oleh setiap peserta. Kalau ada yang belum mengerti juga bisa kembali bertanya untuk meminta dijelaskan lebih lanjut. Pada akhirnya, koordinasi seluruh pihak menjadi berjalan lancar.
5. Sarana Untuk Bernegosiasi
Rapat tidak hanya dijalankan dalam internal organisasi saja. Rapat juga biasa dilakukan untuk bertemu dan bernegosiasi dengan pihak lain. Proses negosiasi bisa lebih lancar dan mudah dengan gaya komunikasi terstruktur berkat fungsi rapat ini. Mengapa bisa demikian?
Alasan utamanya adalah setiap pihak yang ikut rapat tersebut sudah pasti meluangkan waktu sejak awal. Jadi tidak ada pihak yang merasa bahwa keikutsertaannya sebagai sebuah paksaan. Tutup Pembina Aliansi Wartawan Sejawa Timur (AWAS) Novendri Yusdi saat ditemui dilokasi tambang Mojokerto. Hal ini disampaikan saat wartawan yang tergabung di AWAS meminta masukan terkait Kekompakan dengan keberagaman dalam profesi jurnalis/wartawan.